サロン経営者にとってメールの書き方、マナーは大切

サロンを独立開業されているサロン経営者の方でも、メールの書き方やマナーが良くない方というのはいらっしゃいます。

仕事のメールなのに友人への携帯電話のメールやLINEのような感覚で「宛名なし・件名なし・名乗らない・署名なし」のようなメールを送るなどメールの書き方やマナーが悪いとお客様や取引先、経営者仲間からの信用を失うことにも繋がりかねません。

メールの書き方、マナーは信用に大きく関係します

お客様からの信用を損なうともちろんサロンの集客に影響しますので、お客様へのメールには気を使っているという方もいますが、中には取引先、経営者仲間とのメール対応はいい加減という方もいます。

取引先、経営者仲間からの信用を得られないと、将来的に大きな機会損失に繋がってしまうこともあります。

サロン経営に限りませんが、独立開業後、経営がうまくいく人というのは機会損失に敏感です。

機会損失を出している＝利益を得る機会を逃しているばかりでは安定経営～成功は遠のきます。

経営がうまくいかない人というのは、その行動で機会損失を生じさせていることに気づいていないことが多いです。

そして、その行動を繰り返しているため、大きな利益を逃し続けている場合が多いです。

信用を得られないということは、長期的に大きな機会損失を出しているということなのです。

ダメなメールの例

件名がない、あるいは不適切

携帯メールやLINEなどと同様の感覚でビジネスメールを書いているのか、件名を書かずにメールを書く人がいますが、件名は必ず書きましょう。

件名は簡潔に、メール本文が何についてのメールなのか分かるようにしましょう。

宛名がない

メールの初めには必ず宛名を書きましょう。

• ○○様
• ○○株式会社　○○様

※「御中」と「様」は重ねてはいけません。

○○株式会社御中　○○様

と書くのは間違いです。

あいさつ文がない

※メールのあいさつ文については、文書の場合のあいさつ文、季節のあいさつ文ほどかしこまって書く必要はありませんが、1行でも書くようにしましょう。

• いつもお世話になっております
• お世話になります
• お問い合わせありがとうございます
• ご連絡ありがとうございます
• ご回答ありがとうございます

名乗りましょう

これも友達相手の携帯メールの感覚のままなのかもしれませんが、名乗らずにメールを書く人がいます。

「相手の連絡先に自分のメールアドレスが登録されているはずだから名乗らなくて大丈夫」という感覚はやめましょう。

○○様

いつもお世話になっております。

○○（会社名・屋号）の○○です。（はじめての相手の場合は「○○と申します。」）

メールの表示名を適切に設定しましょう。

メールの表示名を設定しておらず、メールアドレスそのままが相手に表示される状態は好ましくありません。

ここでも「相手の連絡先に自分のメールアドレスが登録されているはずだから名乗らなくて大丈夫」という感覚はやめましょう。

メールの表示名はニックネームなどは避けましょう

メールの表示名は

• 会社名/屋号　本名
• 本名

などをきちんと設定するようにしましょう。

フリーメールのメールアドレスは極力避ける

ビジネスでメールを使う場合、フリーメールのアドレスは極力避ける方が無難です。

お客様や取引先、経営者仲間などにメールする際、フリーメールアドレスからメールが来ることで信用度が下がる場合もあります。

• 独自ドメインのメールアドレス
  メールアカウント@屋号.com　など
• 独自ドメインがない場合はプロバイダのメールアドレス

を使うようにしましょう。

※メールアカウントはニックネームなどではなく、本名のアルファベットか、会社名・屋号などのアルファベットの方が望ましいです。

署名がない

メールの最後には必ず署名を入れるようにしましょう。

署名に書く内容は

• 会社名/屋号
• 氏名
• 住所
• 電話番号・Fax番号
• メールアドレス
• WebサイトのURL

などが一般的です。署名はほとんどのメールソフトで設定できますので、設定しておきましょう。

以上のようなことは、メールのマナーとして最低限のことです。

ビジネスマナーが悪い人が信用されないのと同じで、メールのマナーが悪いと信用を失うことに繋がりますので、メールは適切に書くようにしましょう。

仕事で使う以上、友達相手の携帯メールやLINE感覚でメールを書いていてはいけません。

件名なし、宛名なし、署名なし、メールの表示名なしのようなメールは最悪です。

以上は形式面の問題ですが、メールもコミュニケーションである以上、気遣いが大切です。気遣いが出来ない人と判断されると信用の失墜に繋がります。

自分から送ったメールは自分で終わる

案外、これが当たり前になっていない人というのは多いです。

質問や相談、要望などのメールをしておいて回答を貰ったままほったらかしという人です。

特に相手がお客様や目上の人などの場合は当たり前のことですが、そうでなくても自分から送ったメールに返信をいただいた際は必ずお礼のメールを送り、自分が送ったメールでやり取りが終わる形にしましょう。

例：質問や相談に答えてもらった後

○○様

ご回答ありがとうございます。

とても参考になりました。

おかげさまで・・・

今後ともよろしくお願い申し上げます。

署名

質問や相談、要望などのメールをしておいて回答を貰ったままほったらかしという人は相手からは

• 「いい加減な会社・店」
• 「マナーが悪い人」
• 「何だこの人？」

と思われて、お客様や取引先、経営者仲間からの信用を失っても仕方がありません。

自分から送ったメールは自分で終わるというのは最低限のマナーとして意識するようにしましょう。

お客様などからの問い合わせの回答メールは相手のメールの2～3倍は書く

質問への回答のメールは相手のメールより短いメールになってはいけません。

丁寧に問い合わせに答えることが信用に繋がります。

あくまで目安ですが、相手のメールの２～３倍以上は書くようにしましょう。

お客様からのお礼メールにはお礼へのお礼を送る

お客様の中でもきちんとした方は問い合わせに答えると、回答に対するお礼を送ってこられます。

その場合は、お礼を送ってくれたことに対するお礼メールを送り、やりとりを自分からのメールで終わるようにしましょう。

極力早く返信する

メールのレス（レスポンス）が遅いと信用を落とす要因になります。

メールの重要度によりますが、お礼などのメールはメールを読んですぐ、どれだけ遅くても当日中に送りましょう。

問い合わせに対する回答など、書くのに時間がかかるメールの場合でも、どれだけ遅くても２～３営業日以内に送るようにしましょう。

回答に日数がかかり、当日～翌日に回答できない場合は、問い合わせに対するお礼のメールだけを先に送り、そのメールに後日回答する旨を書きましょう。

メールを送った相手からすると、数日～1週間など何日間も何の返信もないと、不信に思われるものだと認識しましょう。

問い合わせなどではない、連絡事項のメールでも、それを了承した旨のメールを当日～どれだけ遅くても２～３営業日以内には送るようにしましょう。

メールを送った相手は返信がないと不安を感じ、不信に思う＝信用を得られない

という認識を持ちましょう。

今は独自ドメインのメールやプロバイダのメールなどビジネスメールで使うメールもスマートフォンで自動受信する設定にしている人も多く、即時～当日中、遅くても翌日に返信が来るのが当然、3営業日以上たって返信がない相手は不審に思う＝信用できないという人も多いです。

お互いを知らない相手に同時に宛先、ccで送らない

宛先やccに複数の人のメールアドレスを入れてメールを送ると、全員に全員のメールアドレスが分かってしまいます。

お互いを知らない相手を宛先やccに入れて同じメールを送ってはいけません。

メールアドレスという個人情報を知らない人に漏洩されたということで、一気に信用を失うことに繋がります。

メールの書き方、マナーは今や一般常識

メールの書き方やマナーというのは今や一般常識になっており、それが悪いと信用を損ないます。

• 普段携帯メールしか使っていないから・・・
• パソコンは苦手だから・・・
• メールを書くのは苦手・・・

などは友達相手の携帯メールなら許されるでしょうが、独立開業して経営者になっている方にとってはそれでは済まされません。

メールの書き方はビジネスマナーの１つ

経営者として必要なビジネスマナーとしてメールを適切に書くようにしましょう。

メールの書き方についての書籍などは多数出版されています。

• ビジネスメールを書き慣れていない
• お客様や取引先などからの信用を失いたくない

という方はメールの書き方についての書籍を何冊か読んでみても良いでしょう。

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